Правила оформления транспортной накладной в 2023 году

Новыми правилами уточнено, что при отсутствии показателей в строках бумажной формы транспортной накладной можно проставить прочерк. Если в ТН внесено изменение, нужно указать дату корректировки, а также фамилии и инициалы составителей исправленной накладной (либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц) и проставить их подписи.

Правительство РФ утвердило новые правила перевозок грузов автомобильным транспортом (постановление от 21.12.20 № 2200). Постановление также вносит изменения в форму транспортной накладной. Новый бланк нужно применять с 1 января 2023 года. А постановление правительства от 15.04.11 № 272, которым утверждены действующие правила перевозок и форма транспортной накладной, с нового года утратило силу.

Форма транспортной накладной

• на бумажном носителе в 3 экземплярах (оригиналах) для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика соответственно;
• или в виде электронной транспортной накладной, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью.

В соответствии с ней вводится институт операторов информационного взаимодействия. Именно после заключения соглашения с ними и через их прошедшие допуск информационные системы и должно осуществляться оформление электронных перевозочных документов. В свою очередь, из этих систем сведения будут поступать на единую платформу и таким образом станут доступными для контролирующих органов.

Отметим, что в том случае, если организатор перевозки осуществляет доставку транспортным средством, которое находится в его пользовании, то транспортная накладная оформляется как прежде: он указывается в графе «Перевозчик», в графе «Грузоотправитель» — непосредственный заказчик перевозки, а новое поле «Клиент» не заполняется.

К еще одному изменению формы транспортной накладной можно отнести дополнительное поле в графе «Стоимость услуг», которое позволяет дописать прочие расходы перевозчика, в то время как ранее перечень его расходов был ограниченным.

Нормативный документ, в котором описаны правила заполнения транспортных накладных, — Постановление Правительства Российской Федерации от 21 декабря 2023 г. № 2200 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации». Ниже приведены выдержки именно из этого документа.

В каком случае используется транспортная накладная?

Правила перевозок грузов автомобильным транспортном вступили в силу 1 января 2023 года. Приложение №4 к этим правилам содержит новую форму транспортной накладной 2023 года, которая отличается от предшествующей:

Образец заполнения транспортной накладной

Важно понимать, что изначально транспортная накладная заполняется не полностью. Некоторые поля должны быть оставлены пустыми, т.к. они заполняются в процессе перевозки, либо при погрузке или выгрузке груза.

• новые поля, которые нужно заполнять, если грузоотправитель является экспедитором (например, нужно дополнительно указать реквизиты юрлица — заказчика перевозки);
• в разделе «Прием груза» отражают сведения о лице, от которого забирается груз;
• нужно указывать код типа владения транспортным средством (собственность, аренда или лизинг);
• скорректирован раздел, в котором отражают стоимость услуг перевозчика.

Что нового в транспортной накладной с 2023 года

Например, заглавные реквизиты (дату и номер ТН, номер экземпляра, дату и номер заявки, сведения о грузоотправителе и грузополучателе и др.) заполняет составитель документа. А в разделе 7 «Сдача груза» тем или иным способом отмечаются все участники перевозки.

Когда нужна транспортная накладная

С 01.01.2023 действуют новые правила автотранспортных грузоперевозок (утв. постановлением Правительства РФ от 21.12.2023 № 2200, далее — Правила № 2200). Правила перевозок и оформления документов по ним из постановления от 15.04.2011 № 272 утратили силу.

• при заполнении транспортной накладной указывать в 10-ой графе фактического перевозчика (предпринимателя или юридическое лицо, выполняющее перевозку принадлежащим ему транспортным средством)
• создавать дополнительный документооборот между экспедитором и фактическим перевозчиком — заключать договор аренды транспортного средства с владельцем автомобиля и прицепа, а также договор на оказание услуг по управлению этой техникой с водителем.

Транспортная накладная 2023 в 1С — образец

4. Положения пункта 3 (в части, касающейся требований, установленных подразделами 6.8.2.3 и 6.8.2.4 приложения А к Соглашению о международной дорожной перевозке опасных грузов от 30 сентября 1957 г. (ДОПОГ)), в отношении свидетельств, предусмотренных в указанных подразделах), пунктов 7, 8, 10, 14 — 18, 27 — 29, 43 — 47, 49, 51, 57, 70, 82, 83, 88 (в части, касающейся указанных в этих пунктах электронных перевозочных документов), а также пунктов 69, 92 — 94, 97 — 99 Правил, утвержденных настоящим постановлением, применяются с 1 января 2023 г.

Новая форма транспортной накладной с 01.01.2023

Грузоперевозка должна сопровождаться отдельным документом. Когда в автомобиле находятся товары для разных грузополучателей, то каждая партия должна иметь отдельные сопроводительные документы. На каждого получателя свой комплект.

2. Необходимость заполнения 16-ой графы транспортной накладной может быть вызвана соглашением сторон (перевозчика и грузоотправителя, продавца и покупателя) о порядке заполнения первичных документов в порядке абз. 2 ч. 1 ст. 434 ГК РФ.

3. Логика в данном случае (по крайней мере, до внесения изменений в форму транспортной накладной) не при чем. Как юрист, имеющий достаточно большой опыт участия в судах, заявляю это с полной уверенностью. По моему мнению это связано с той формулировкой, которая применена в ч. 1 ст. 785 ГК РФ, из которой следует, что плательщиком за перевозку является грузоотправитель.

Переадресовка груза при использовании электронного документооборота.

• информационная система сведений из электронных перевозочных документов — государственная система в которой происходит обработка, накопление и систематизация сведений из электронных перевозочных документов;
• иная информационная система электронных перевозочных документов — онлайн-площадка для обмена заявками, транспортными накладными, заказ-нарядами и сопроводительными ведомостями.

Нужно ставить отметку в этом чекбоксе, если экспедитор заключает договор с заказчиком от своего имени и сам оформляет транспортную накладную. В этом случае экспедитор также заполняет новую графу 1а «Клиент (Заказчик организации перевозки)», где указывает данные грузовладельца.

1 января 2023 года вступили в силу изменения в законодательстве, которые повлияли на форму транспортной накладной. Не беспокойтесь: новая форма кардинально не меняет правила взаимодействия на рынке — правительство внесло несколько правок, которые обсуждались уже давно. Но однозначные ответы в законодательстве есть не на все вопросы о применении новой формы. В статье делимся своим взглядом.

Поле для галочки (чекбокс) «является экспедитором»

По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель. При оформлении он указывает в 10-ом разделе документа сведения о перевозчике, с которым у него заключен договор — даже если договор заключен с экспедитором. Верховный Суд РФ считает, что такой экспедитор исполняет функции договорного перевозчика.

Постановлением Правительства РФ от 21.12.2023 N 2200 утверждены новые Правила перевозок грузов автомобильным транспортом, которые будут действовать с 1 января 2023 года по 1 января 2027 года. Ранее действующие Правила перевозок грузов автомобильным транспортом с 1 января 2023 года утратят силу (Постановление Правительства РФ от 26.10.2023 N 1742).

Риски: с 1 января 2023 года применяется обновленная форма транспортной накладной. Для заказа (заявки) на перевозку установлен перечень обязательных реквизитов. Возможности: правила актуализированы и дополнены положениями о применении электронных перевозочных документов.

1. в ТН появилось место для отметки о том, что грузоотправителем является экспедитор;
2. форма дополнена разделом 1а, в котором при необходимости можно будет указать клиента – заказчика перевозки;
3. в разделе 6 «Прием груза» теперь будут отражаться сведения о лице, от которого забирается груз;
4. в разделе 11 «Транспортное средство», помимо прочих данных, нужно будет указывать сведения о типе владения ТС (собственность, аренда, лизинг);

Потенциальные риски для отрасли, как отмечает Илья Саттаров, довольно велики. Изменения могут привести к сокращению количества участников сделки, что в некоторых случаях вызовет большие затруднения. У ритейлеров и компаний, занимающихся интернет-торговлей, иногда возникает необходимость отправить груз оперативно, через несколько часов после его появления на складе. И если заказчик перевозки сотрудничает лишь с ограниченным числом крупных перевозчиков, велика вероятность, что нужной машины в нужном месте и в нужное время попросту не окажется. В таких случаях грузоотправители нередко прибегают к помощи экспедиционных компаний, которые берут поиски транспорта на себя, но теперь это может быть затруднительно.

Генеральный директор Globaltruck Илья Саттаров отмечает, что в сделках с большим количеством участников отразить их всех в документе невозможно. В таком случае договоры будут единственным документом, подтверждающим выполнение услуги, что чревато налоговыми рисками.

Внесены и другие изменения: регламентированы обязательные требования к составлению заявки на грузоперевозки и порядок переадресовки грузов при использовании электронных документов. Кроме того, обновилась форма транспортной накладной. В ней появилось новое поле «Клиент» (в него вписываются данные о заказчике перевозки), а в графу «Грузоотправитель» добавлено отдельное поле, в котором можно сделать отметку, если перевозку выполняет экспедитор. Если документ заполняет экспедитор, то она должна быть внесена в обязательном порядке. Эти новшества вызвали неразбериху, с последствиями которой уже столкнулись многие предприниматели.

• Служит для учета движения товаров между продавцом и покупателем.
• Подтверждает правомерность перевозки при проверке на дороге.
• Включает два раздела: товарный и транспортный. В них указываются сведения о грузе и этапах его транспортировки.
• Служит основанием для (а) расчетов за грузоперевозку автотранспортом, (б) списания товаров отправителем и оприходования их получателем.
• Заполняется в четырех экземплярах. Более подробно о правилах выдачи ТТН, бланк и образец — здесь >>

• В разделе 1 «Грузоотправитель» предусмотрено место для отметки о том, что грузоотправителем является экспедитор.
• Добавлен раздел 1а, в котором при необходимости можно будет указать сведения о клиенте.
• В разделе 3 «Груз» потребуется, помимо прочего, указать объявленную стоимость (ценность) груза и реквизиты документа, подтверждающего отгрузку товаров.
• В раздел 6 «Прием груза» нужно будет дополнительно внести сведения о лице, от которого забирается груз. Потребуется проставить подпись этого лица, а также при необходимости подпись перевозчика.

Новый бланк накладной на перевозку груза

До введения транспортной накладной (ТН) применялся другой документ: товарно-транспортная накладная (ТТН). Однако после того, как в практику вошла первая, отмены второй не произошло. Сейчас используются оба документа: и ТН, и ТТН. В чем разница между ними?

1. На бумажном носителе в 3 экземплярах (оригиналах) для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика соответственно.
2. В виде электронной транспортной накладной, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью.

Согласно новым правилам, при отсутствии показателей в бланке накладной можно поставить прочерк. При внесении изменений в накладную нужно указать фамилии и инициалы тех, кто внёс исправления, их подписи и дату корректировки.

В соответствии с постановлением, транспортную накладную можно составить:

Форма электронной транспортной накладной будет подготовлена и утверждена позднее ФНС, Минтрансом и Министерством цифрового развития. Чтобы обмениваться электронными версиями транспортной накладной и заказ-наряда, грузоотправителю нужно заключить соглашение об оказании таких услуг с оператором ЭДО.

В бланке товарно-транспортной накладной появились новые показатели:

• в разделе 1 «Грузоотправитель» ставится отметка, если грузоотправитель – экспедитор;
• добавлен раздел 1а, в котором можно указать сведения о клиенте (заказчике организации перевозки) в случае необходимости;
• в разделе 3 «Груз» нужно указать объявленную стоимость груза и реквизиты документа, подтверждающего отгрузку товаров;
• в раздел 6 «Приём груза» требуется дополнительно внести сведения о лице, от которого забирается груз, а также поставить подпись этого лица и при необходимости подпись перевозчика;
• в раздел 11 «Транспортное средство» добавлены сведения о типе владения транспортным средством: «1» — собственность; «2» — аренда; «3» — лизинг.

Новая товарно-транспортная накладная добавлена в программное обеспечение 1С и может использоваться грузоотправителями.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2023 года.

• зарплату водителя;
• надбавки водителям за разъездной характер работы;
• затраты на ГСМ;
• затраты на запчасти;
• затраты на парковку;
• компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

В 2023 году изменились форма и порядок заполнения путевых листов. Этот документ — основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.

1. Документ является подтверждением факта заключения договора на транспортировку груза.
2. Один бланк ТП оформляется на один рейс транспортного средства, независимо от количества партий. Исключение: условия договора предусматривают иной порядок.
3. Если одна партия товара доставляется несколькими автомобилями, то придется оформить отдельную ТН на каждое транспортное средство.
4. В стандартной ситуации образец заполнения ТН на перевозку груза оформляется в трех экземплярах — по одному для каждой из сторон участников: отправитель, перевозчик и получатель. Но количество сторон уменьшается, например, когда перевозку выполняет покупатель или продавец.
5. По общим правилам, оформляет документ отправитель. То есть лицо, которое совершает отгрузку товара. Но можно предусмотреть иные условия в договоре.
6. При любых исправлениях в уже составленном документе корректирующая запись заверяется подписью ответственного лица с расшифровкой должности и Ф.И.О.

• если товар, продукция, груз доставляются силами сторонней организации, например, транспортной компанией;
• если ТМЦ доставляются экспедитором, условиями договора предусмотрена прямая обязанность экспедитора по заключению договора перевозки.

Какой бланк использовать

1. Раскрываем сведения об отправителе груза. Здесь прописываем его наименование, адрес по месту нахождения, платежные реквизиты и контактный телефон.
2. Фиксируем аналогичные сведения о получателе товара.
3. Детализируем сведения о товаре или грузе. Расписываем его состояние, характеристики, массу, размеры и т. д.
4. Вписываем сопроводительную документацию, которая была оформлена на оправляемый товар. Например, сертификаты, разрешения или удостоверения.
5. Регистрируем отдельные указания отправителя по условиям транспортировки. Например, вписываем требования к температурным режимам транспортировки или требования к транспортному средству.
6. Вносим сведения о приемке ТМЦ к погрузке. Фиксируем адрес погрузки, время, дату, массу, количество и состояние. Сведения заверяются подписями водителя и грузоотправителя.
7. Теперь фиксируем аналогичную информацию по сдаче груза к выгрузке. Заверяем сведения подписью ответственных лиц (водителя и грузополучателя).
8. Обозначаем условия перевозки товара. Разрешено внести свои, особые условия или выбрать из предложенных вариантов. Информацию вносите в соответствии с договором поставки.
9. Фиксируем сведения о принятии заказа (заявки) к исполнению.
10. Вписываем сведения о перевозчике. Указываем наименование, адрес нахождения, телефон компании, Ф.И.О. и номер телефона водителя.
11. Описываем транспортное средство. Фиксируем следующие характеристики: марка, тип, грузоподъемность, регистрационные госномера.
12. Характеризуем данные о фактическом состоянии товара и его упаковки на момент загрузки и выгрузки. Изменения в состоянии отражаем подробно.
13. Регистрируем прочие условия, если осуществляется транспортировка особых грузов. Например, при перевозке опасных грузов.
14. Поле заполняем только в том случае, если изменилось место доставки ТМЦ.
15. Расписываем стоимость услуг и производим расчеты затрат перевозчика, предъявляемые к отправителю. Раскрываем банковские реквизиты плательщика по договору.
16. Проставляем дату составления и визируем подписями отправителя и получателя.
17. Впишите при наличии нарушения при осуществлении грузоперевозки и претензии со стороны грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика.

Документ оформляет обычно грузоотправитель, если другое условие не прописано в договоре (п. 6 Правил). Нужно внимательно заполнять форму, указывать в ней правильные данные: точные адреса, регистрационные номера, наименования компаний, груза и т.д. Подписывать транспортную накладную должно только уполномоченное на это лицо. У него должна быть доверенность на право подписи таких бумаг. Если документ будет заполнен с недочетами, то налоговая может отказать в признании расходов на транспортировку и в вычете по НДС.

Законодательное регулирование

1. Информация о грузоотправителе. Здесь указывают полное название хозяйствующего субъекта или ФИО заказчика, адрес места нахождения (места жительства — для физлиц), ФИО работника, ответственного за организацию транспортировки, его телефон.
2. Информация о грузополучателе. Сведения, аналогичные вышеуказанным.
3. Наименование груза и сведения о нем. Указывают число мест, маркировку, вид тары, разновидность упаковки, массу нетто, брутто, объем и т.д. Если груз опасный, то такую информацию тоже надо отметить.

Общие сведения

• добавлена отметка, что грузоотправитель может быть экспедитором;
• появился новый раздел 1а – «Клиент (Заказчик организации перевозки)»;
• в разделе 3 «Груз» (помимо прочего) необходимо указать объявленную стоимость груза;
• в разделе 11 «Транспортное средство» указывается тип владения транспортным средством (собственность, аренда, лизинг).

В разделе 2 «Заключение договора перевозки груза, договора фрахтования транспортного средства для перевозки груза» Правил теперь указано, что заказ (заявка) на перевозку грузов автомобильным транспортом должен (должна) содержать обязательные реквизиты, перечисленные в Приложении № 5 к Правилам.

Электронные перевозочные документы будут формироваться в информационных системах. Для передачи электронных перевозочных документов в информационную систему участники должны заключить с оператором соглашение. Форматы электронной транспортной накладной и электронного заказа-наряда должна будет утвердить ФНС России совместно с Министерством транспорта РФ и Минцифрой.