Содержание
- 1 Письмо Минфина России от 29 ноября 2023 г. N 02-07-10/93673 О документальном подтверждении подотчетными лицами учреждения расходов по проезду
- 2 Главный вопрос из бухгалтерии
- 3 Какие документы официально принимают в качестве обоснования расходов?
- 4 Поступление и учет билетов
- 5 Содержание статьи:
- 6 Вопрос:
- 7 Сроки представления авансового отчета
При этом к авансовому отчету должны быть приложены, в том числе, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Сотруднику следует сохранять все билеты, в том числе на поездку в метро. Чтобы у работодателя, а затем и у налоговых органов, не возникало вопросов, ему нужно:
Согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности ОК 029−2001 (утвержден постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 06.11.2001 № 454−ст) деятельность метрополитена относится к транспортным услугам (код 60.21.23). Какие документы подтвердят пользование данными услугами?
— приложить к отчету подробно расписанный маршрут поездки по городу от места прибытия (например, вокзал) до места проживания (гостиницы) и конечной цели командировки (указывается точный адрес организации, в которую командируется работник, и варианты проезда);
В соответствии с пунктом 5 статьи 1.2. Федерального закона N 54-ФЗ предусмотрена возможность при осуществлении расчетов в безналичном порядке, исключающих возможность непосредственного взаимодействия покупателя (клиента) с пользователем или уполномоченным им лицом либо автоматическим устройством для расчетов, с применением устройств, подключенных к сети «Интернет» и обеспечивающих возможность дистанционного взаимодействия покупателя (клиента) с пользователем или уполномоченным им лицом либо автоматическим устройством для расчетов обязаны обеспечить передачу покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме на абонентский номер либо адрес электронной почты, указанные покупателем (клиентом) до совершения расчетов. При этом кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе пользователем может не печататься.
Письмо Минфина России от 29 ноября 2023 г. N 02-07-10/93673 О документальном подтверждении подотчетными лицами учреждения расходов по проезду
Особенности перевозок пассажиров с использованием электронного проездного документа (билета) отражены в разделе IX Приказа Минтранса России N 473, согласно которому пассажир осуществляет посадку в поезд дальнего следования по предъявлении документа, удостоверяющего личность пассажира, на основании которого был оформлен электронный проездной документ (билет), и посадочный купон (выписки из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) к электронному проездному документу (билету) (пункт 78).
Обзор документа
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота.
Вопросы поступают от бухгалтеров: как с 1 июля 2023 года подтверждать расходы на проезд, если работник едет в командировку. Прежде можно было приложить к авансовому отчету маршрут/квитанции электронного авиабилета и контрольные купоны железнодорожного билета. Этого было достаточно (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134, п. 2 приложения к приказу Минтранса от 21.08.2012 № 322).
Главный вопрос из бухгалтерии
Если работник покупает ж/д билеты через Интернет, то ему высылается электронный билет, а также кассовый чек на e-mail. Также эти документы появляются в личном кабинете на сайте rzd.ru. Эти документы работнику следует распечатать и передать в бухгалтерию (приложить к авансовому отчету).
Как с 1 июля подтверждать проезд на Ж/Д транспорте
Аналогичные вопросы могут возникать в связи с подтверждением авиаперелета, такси или каршерингом. Мы подготовили небольшую таблицу, которая поможет разобраться с тем, какие документы нужны для бухгалтерии в качестве приложения в авансовому отчету.
- Денежные средства выдаются на хозяйственно-операционные нужды и командировочные расходы.
- Основание для выдачи средств — распоряжение руководителя. Руководитель принимает решение после представления подотчетным лицом заявления.
- После осуществления расходов, на которые были отпущены средства, необходимо отразить их в отчете, приложив подтверждающие документы.
- Представить авансовый отчет с обоснованием расходов в бухгалтерию подотчетному лицу нужно в трехдневный срок после официальной даты возвращения из командировки. Такой датой считается дата, указанная в обратном билете или путевом листе, если работник пользуется автомобилем.
- Если работник получает денежные средства на хозяйственные нужды, то представить авансовый отчет он должен в сроки, установленные специальным распоряжением руководителя организации. Как правило, такое распоряжение оформляется в виде приложения к учетной политике организации.
- Работники организации должны быть ознакомлены со всеми распорядительными документами, касающимися порядка выдачи денег под отчет и представления авансовых отчетов, подтверждающих расходы.
Какие документы официально принимают в качестве обоснования расходов?
Этот вопрос создает наибольшие трудности для всех участников проверки авансовых отчетов: как для проверяющих работников, так и для отчитывающихся. По существующей сложившейся практике налоговых проверок, оправдательными документами являются:
- чек ККТ;
- пассажирские билеты, посадочный талон;
- товарные чеки/накладные;
- квитанции, бланки строгой отчетности (БСО) и иные формы, на основании которых можно сделать вывод об обоснованности расходов.
Приведем несколько примеров
Если рассматриваются дни, когда приобретаются товарно-материальные ценности или работнику оказываются какие-либо услуги, то могут возникнуть вопросы, связанные с привлечением работника к выполнению трудовых обязанностей в выходные дни. Порядок работы в выходные дни установлен Трудовым Кодексом РФ и контролируется трудовой инспекцией. Поэтому лучше избегать оформления документов в выходные дни, а как положено, отдыхать от работы. Не рекомендуется приглашать на представительский обед партнеров по бизнесу в выходной день или праздник.
Для этого скачайте онлайн-чек по ссылке из сообщения, направленного продавцом на электронную почту или в СМС. Затем электронный документ распечатайте и приложите к АО. Цифровой бланк должен содержать все реквизиты, предусмотренные приказом ФНС №ММВ-7-20/229@ от 21.03.2023 (ред. от 29.08.2023). В противном случае документ не является подтверждением затрат по подотчету.
Вместо ФКЧ продавец вправе выдавать специализированные БСО. Платежная квитанция без кассового чека к авансовому отчету принимается на общих основаниях. Требования к реквизитам бланка строгой отчетности те же, они закреплены в п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ.
Какими документами нельзя подтвердить расходы
В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.
- чек ККТ ( ст. 1.1 , п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ);
- документ строгой отчетности, в том числе электронный билет ( п. 8 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2023 N 290-ФЗ, Письмо Минфина России от 06.06.2023 N 03-03-06/1/35214);
- слип (квитанция электронного терминала) (Письма Минфина России от 06.10.2023 N 03-03-06/1/65253 , от 24.06.2023 N 03-03-06/1/36877 );
- выписка с банковского счета сотрудника о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа.
Без подтверждающих документов можно учесть только один вид командировочных расходов — суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не требуется ( Письмо Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770) (Источник — «Расходы в бухгалтерском и налоговом учете» (Крутякова Т.Л.) («АйСи Групп», 2023) ).
Ответ:
- поездом — распечатка электронного билета ( Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);
- самолетом — посадочный талон и распечатка электронного билета ( Письмо Минфина от 28.02.2023 N 03-03-05/12957);
- городским общественным транспортом — билет на метро, автобус, трамвай, троллейбус, транспортная карта, чек ККТ ( Письмо ФНС от 24.01.2014 N ЕД-4-2/1120@);
- такси — чек ККТ или квитанция ( Письмо Минфина от 02.03.2023 N 03-03-07/11901);
- арендованным автомобилем — договор аренды автомобиля и платежный документ ( Письмо Минфина от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742);
- личным автомобилем — путевой лист, чеки на покупку ГСМ и служебная записка ( Письмо Минфина от 20.04.2023 N 03-03-06/22368).
Для компаний, использующих сервис для управления командировками Smartway, все приобретенные компанией билеты автоматически загружаются в справочник, без необходимости ручного внесения данных. Дополнительные операции с билетами, такие как обмен или возврат, также отражаются в учете автоматически. Подробнее об упрощении учета командировок в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и интеграции с сервисом Smartway см. в статье «Командировки в 1С: упрощение учета и интеграция со Smartway».
Поступление и учет билетов
Любой приобретенный билет отражается в справочнике Билеты. Открыв билет, можно проанализировать не только основную информацию о предоплаченных услугах перевозчика (закладка Основное), но и все операции, совершенные с билетом (гиперссылка Операции с билетом).
Оформление авансового отчета
В форме авансового отчета с видом Командировка (рис. 2) при выборе сотрудника и периода командировки подходящие по дате отправления билеты подгружаются автоматически и отражаются в виде гиперссылки, расположенной рядом с текстом Билеты, приобретенные организацией.
В Постановлении Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 сказано, что подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним.
Здравствуйте. Форма авансового отчета утверждена Приказом Минфина России от 30 марта 2023 г. N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению»
Анна, в Постановлении Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 „Авансовый отчет“» нет каких-либо строгих требований к указанию номера билета. Полагаю, что нужно указать номер в полном объеме (и серию, и номер).
В первую очередь разберемся, что скрывается под понятием «электронный билет». Билет – это документ, удостоверяющий заключение договора перевозки (п.2 ст.786 ГК). Форму билета утверждается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. Электронный билет существует в электронно-цифровой форме.
Содержание статьи:
Маршрут-квитанция и контрольный купон содержат полную информацию о перевозке. В том числе информацию о маршруте, тарифе и итоговой стоимости перевозки, аналогично бумажному билету. Как выглядит маршрут/квитанция видно на рисунке ниже.
1. Что такое электронные билеты
Если организация приобретает билеты за безналичный расчет, то приходует их до выдачи сотруднику на счете 50.3 «Денежные документы», несмотря на то, что они электронные. Данные об электронном билете заносятся в Журнал учета денежных документов.
- поездом — распечатка электронного билета ( Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);
- самолетом — посадочный талон и распечатка электронного билета ( Письмо Минфина от 28.02.2023 N 03-03-05/12957);
- городским общественным транспортом — билет на метро, автобус, трамвай, троллейбус, транспортная карта, чек ККТ ( Письмо ФНС от 24.01.2014 N ЕД-4-2/1120@);
- такси — чек ККТ или квитанция ( Письмо Минфина от 02.03.2023 N 03-03-07/11901);
- арендованным автомобилем — договор аренды автомобиля и платежный документ ( Письмо Минфина от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742);
- личным автомобилем — путевой лист, чеки на покупку ГСМ и служебная записка ( Письмо Минфина от 20.04.2023 N 03-03-06/22368).
Вопрос:
- чек ККТ ( ст. 1.1 , п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ);
- документ строгой отчетности, в том числе электронный билет ( п. 8 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2023 N 290-ФЗ, Письмо Минфина России от 06.06.2023 N 03-03-06/1/35214);
- слип (квитанция электронного терминала) (Письма Минфина России от 06.10.2023 N 03-03-06/1/65253 , от 24.06.2023 N 03-03-06/1/36877 );
- выписка с банковского счета сотрудника о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа.
Ответ:
- в гостинице — чек ККТ, счет гостиницы, другой платежный документ ( п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг);
- в арендованной квартире — договор аренды и платежный документ ( Письмо Минфина от 15.01.2023 N 03-03-07/803)
В заявлении о получении подотчетных сумм отсутствуют требования к его содержанию (к указанию суммы получаемых наличных денег, срока, на который они выдаются, подписи руководителя и даты). Форма такого заявления не установлена, но и упоминание о его произвольной форме исключено.
Сроки представления авансового отчета
Договор аренды, акт о передаче (возврате) автомобиля, счета, чеки ККТ и иные документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку, стоянку (п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ, Письмо Минфина России от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742).
Документы на проезд, прилагаемые к авансовому отчету
Авиабилет и багажная квитанция, распечатка маршрут/квитанции электронного пассажирского билета, посадочный талон, содержащий штамп о досмотре, а при его отсутствии — выданная авиаперевозчиком (его представителем) справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию (п. 2 ст. 105 ВК РФ, п. 84 Общих правил, утв. Приказом Минтранса России от 28.06.2007 N 82, пп. 1, 2 п. 1 Приложения к Приказу Минтранса России от 08.11.2006 N 134, Письмо Минфина России от 28.02.2023 N 03-03-05/12957).
Получить вычет без выделенной строки НДС сложнее, но тоже возможно. Параллельно с утверждением авансового отчета билет регистрируют в книге покупок. Даты покупки и авансового отчета на практике часто относятся к разным налоговым периодам. Это не является препятствием, а лишь отодвигает сроки. К примеру, если командировка началась в мае, а окончилась в августе, НДС к вычету заявляют с III квартала – по дате авансового отчета.
Если покупку оформляет компания, бухгалтер проводит три операции: оплату, оприходование электронного документа и выдачу сотруднику. Когда эту функцию берет на себя физическое лицо, выполняют стандартную проводку по выдаче подотчетной суммы. По окончании командировки расходы на проезд списывают после утверждения авансового отчета.
Учет билетов при их покупке сотрудником
Иногда сотрудник самостоятельно покупает электронный проездной документ на интернет-сайте на подотчетные средства как физическое лицо. Расходы списываются при наличии распечатанного билета и посадочного талона/контрольного купона. В последнем должны быть указаны: ФИО, номер поезда и места, цена, дата поездки.
Ж/д билеты: обязательно Ф. И.О. на билете должно совпадать с Ф. И.О. сотрудника. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачивается проезд только в вагонах плацкарт и купе. При наличии электронного ж/д билета (маршрут/квитанции) обязательно необходимо предоставить билет установленного образца (выдается в терминалах на ж/д вокзале в пункте отправления.
Ж/д билеты: обязательно Ф. И.О. на билете должно совпадать с Ф. И.О. сотрудника. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачивается проезд только в вагонах плацкарт и купе. При наличии электронного ж/д билета (маршрут/квитанции) обязательно необходимо предоставить билет установленного образца (выдается в терминалах на ж/д вокзале в пункте отправления.
В случае утери билетов предоставляется справка о стоимости проезда ж/д транспортом в плацкартном вагоне на дату проезда. В этом случае необходима справка с места отдыха о том, что сотрудник действительно там был.
Заполнить отрывную расписку о принятии отчёта к проверке, содержащую ФИО подотчётного лица, реквизиты авансового отчёта, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдаёт подотчётному лицу.
Руководитель устанавливает срок для бухгалтера. В течение этого срока бухгалтер должен проверить отчёт. Затем документ должен быть передан либо главному бухгалтеру, либо руководителю для утверждения.
Заполнение авансового отчёта
Подотчётные лица — это сотрудники, которые могут получать деньги организации с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью этой организации. В бухгалтерии обычно имеется приказ со списком лиц, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчёт.
Первичные документы на покупку должны быть выписаны на имя работодателя. В противном случае налоговики вполне могут счесть последующую денежную компенсацию работнику не как сумму компенсации, а как факт перепродажи товаров.
Если работник не представит авансовый отчет или не вернет неизрасходованные подотчетные средства, то налоговики будут настаивать на признании полученных средств доходом работника. Соответственно, к работодателю будут выдвинуты претензии о том, что он не удержал с этих сумм НДФЛ и не начислил на них страховые взносы.
Во-вторых, можно предположить, что доход у сотрудника возникает на четвертый день после возвращения из командировки, так как именно в этот момент его подотчетные средства превращаются в незаконно полученный им доход.
(Пока оценок нет)
Загрузка...
