Проводки по бесплатному проезду в казенном учреждении

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Учет расчетов, когда авансовый отчет представлен «перерасходом» (для госсектора);
— Энциклопедия решений. Учет расчетов с сотрудниками при перечислении сумм под отчет на банковские карты (для госсектора).

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица — действующего сотрудника учреждения по проезду к месту проведения отпуска над ранее выданным авансом отражается с применением счета 5 208 12 000.

Обоснование вывода:
Для учета расчетов учреждения с подотчетными лицами по суммам денежных средств, выдаваемых им под отчет, применяются аналитические счета учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее — Инструкция N 157н).
При этом сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) также отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами (абз. 2 п. 216 Инструкции N 157н). Указанная норма Инструкции N 157н по учету утвержденного перерасхода подотчетной суммы над ранее выданным авансом действовала до 01.01.2023 и продолжает свое действие в 2023 году. Изменения, внесенные в Инструкцию N 157н приказом Минфина России от 31.03.2023 N 64н, на порядок применения счета 0 208 00 000 в данной ситуации не повлияли.
В то же время новая норма по учету подотчетных сумм появилась в Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н (далее — Инструкция N 162н). В бюджетном учете кредиторская задолженность, учтенная на счете 0 208 00 000, при увольнении сотрудника должна быть перенесена на соответствующий счет 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам» (абз. 9 п. 84 Инструкции N 162н).
Аналогичной нормы нет в Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее — Инструкция N 174н). Однако согласно принципу сопоставимости, установленному в п. 3 Инструкции N 157н, данные бухгалтерского учета и сформированная на их основе отчетность учреждений должны быть сопоставимы у учреждений вне зависимости от их типа. То есть корреспонденция по переводу кредиторской задолженности перед уволенным подотчетным лицом на счет 0 302 00 000 может применяться и бюджетными учреждениями. Такая возможность учреждением должна быть согласована в порядке абз. 2 п. 4 Инструкции N 174н и закреплена положениями учетной политики.
В то же время перевод кредиторской задолженности перед подотчетным лицом — действующим сотрудником учреждения со счета 0 208 00 000 на счет 0 302 00 000 положениями инструкций не предусмотрен (смотрите также в системной взаимосвязи положения п. 10.8 раздела I, п. 2.7 раздела II приложения к письму Минфина России и Федерального казначейства от 02.02.2023 NN 02-06-07/6076, 07-04-05/02-1648).
В соответствии с положениями Указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, компенсация расходов сотрудника бюджетного учреждения по проезду к месту отпуска отражается с применением кода видов расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» и КОСГУ 212 «Прочие выплаты».
С учетом изложенного, а также положений Инструкции N 174н, выдача сотруднику денежных средств под отчет на проезд к месту проведения отпуска и дальнейшая выдача утвержденного перерасхода отражаются в учете бюджетного учреждения следующими бухгалтерскими записями:
1. Дебет 5 208 12 560 Кредит 5 201 11 610 (увеличение забалансового счета 18, КВР 112, КОСГУ 212)
— отражено перечисление сотруднику средств под отчет на проезд к месту проведения отпуска;
2. Дебет 5 401 20 212 Кредит 5 208 12 660
— начисление расходов в соответствии с авансовым отчетом;
3. Дебет 5 208 12 560 Кредит 5 201 11 610 (увеличение забалансового счета 18, КВР 112, КОСГУ 212)
— отражена выдача сотруднику утвержденного перерасхода.

1. если медицинский осмотр сотрудников осуществляется по договору с медицинской организацией, учреждение должно отразить его по коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд», а расходы учреждения необходимо отнести на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

В бухгалтерском учете учреждения данные расходы должны быть отражены по подстатье 222 «Транспортные услуги» КОСГУ, и согласно Указаниям N 65н их необходимо показать на счетах, которые связаны с этой подстатьей: 401 20 222, 302 22, 208 22.

Уплата госпошлины через подотчетное лицо

Согласно правилам, установленным п. 128 — 129 Инструкции N 174н и Инструкцией N 157н, при компенсации стоимости проезда к месту учебы и обратно в бухгалтерском учете необходимо составить следующие проводки:

Работника по приказу отправляли на повышение квалификации с оплатой проезда. По окончанию обучения работник предоставил маршрутный лист с талонами, подтверждающими оплату. По какому КОСГУ произвести оплату? Как отразить в учете?

Если учреждение самостоятельно покупает проездные билеты сотрудникам, которые совмещают работу с учебой, то расходы отразите по подстатье 222 «Транспортные расходы» КОСГУ в увязке с кодом видом расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» (п. 10.2.2 Порядка N 209н, п. 51.2.4.4 Порядка N 132н).

Выбор статьи КОСГУ для отражения расходов на оплату проезда работника к месту обучения и обратно зависит от того, самостоятельно учреждение приобретает билеты или компенсирует (возмещает) сотруднику транспортные расходы.

Организации государственного сектора ведут учет исходя из положений Единого плана счетов и инструкции к нему, утвержденных приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н. Согласно п. 21 инструкции № 157н также действуют частные планы счетов для конкретных видов организаций.

Что такое бюджетный учет, какими НПА он регулируется

Понятие «бюджетный учет» применимо не ко всем госструктурам. Оно может быть использовано по отношению к определенным организациям, попадающим под юрисдикцию приказа № 162н. Примером таких организаций являются казенные учреждения, госорганы, внебюджетные фонды. Остальные госучреждения ведут бухгалтерский учет (приказы № 174н и № 183н).

Структура счета бюджетного учета

В феврале 2023 года были внесены правки в некоторые КОСГУ. Какие проводки изменились для бюджетных, унитарных и казенных учреждений, узнайте в обзоре от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к правовой системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Расходы казенного учреждения, связанные с приобретением проездных билетов работникам, работа которых имеет разъездной характер, отражаются по виду расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» и относятся на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ (Порядок № 85н, Порядок № 209н).

Возможности: правильно отразить в бюджетном учете учреждения приобретение проездных билетов на бумажном носителе работникам, работа которых имеет разъездной характер.

Приобретенные бумажные проездные билеты учитываются в составе денежных документов на счете 1 201 35 000 (п. 169 Инструкции № 157н). Их поступление в кассу учреждения оформляется Приходным кассовым ордером (ф. 0310001) с проставлением на нем надписи «Фондовый» и отражается бухгалтерской записью по дебету счета 1 201 35 510 и кредиту счета 1 302 22 734 (п. 50 Инструкции № 162н).

Также эксперт обращает внимание, что расходы казенного учреждения, произведенные за счет бюджетных средств, не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (подп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ). А выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками работников, имеющих разъездной характер работы, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором (Письмо Минфина России от 15.02.2023 № 03-04-06/8562).

Чтобы зафиксировать приход денежных документов в кассу и выдачу их из кассы, нужно использовать приходные кассовые ордеры (форма 0310001) и расходные кассовые ордеры (форма 0310002). Эти формы утверждены приказом Минфина России от 30.03.15 № 52н (далее — приказ № 52н). На ордерах необходимо сделать надпись: «Фондовый», и далее зафиксировать их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Эти записи не должны пересекаться с теми, что отражают движение денежных средств.

Обратите внимание: если учреждение выдает в подотчет одним и тем же работникам как денежные средства, так и денежные документы, то расчеты нужно вести на разных счетах. Например, к счету «208 00» можно добавить дополнительные аналитические коды.

Правила бухгалтерского учета денежных документов

Все операции с денежными документами фиксируются в журнале по прочим операциям. Основанием для каждой новой записи должны стать отчет кассира и прилагаемые к нему документы (форма 0504071). Также как и карточка учета, журнал открывается остатками на начало периода. В нем отражаются обороты за весь период и выводятся остатки.

Отметим, что проездные билеты являются денежными документами, следовательно, в соответствии с п. 169 Инструкции N 157н их поступление нужно отразить на счете 201 35 «Денежные документы». Оплата таких билетов относится на код вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд».

Уплата госпошлины через подотчетное лицо

В бухгалтерском учете все командировочные расходы (суточные, затраты на проезд, проживание) относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ. Следовательно, их необходимо отражать на счетах, которые связаны с этой подстатьей: 401 20 212, 109 00 212, 208 12.

Приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

К сведению. Если в учетной политике учреждения закреплено, что данные расходы не формируют себестоимость готовой продукции (работ, услуг), их нужно списывать на соответствующий аналитический счет счета 401 20.

Денежное обязательство должно отражаться в сумме кредитового оборота счета 0 302 00 000 вне зависимости от формы, произведенной в будущем оплаты, единственное условие: она должна быть произведена в текущем году (п. 141 Инструкции № 162н).

Казенным учреждение для осуществления своей деятельности были приобретены материальные запасы. При приобретении данных запасов выделяется сумма НДС, указанная поставщиком, для принятия ее к зачету, в размере 18 000 руб.

Возврат товарно-материальных ценностей поставщику

Уменьшение суммы денежных обязательств на основании зачета НДС невозможно, в связи с тем, что денежное обязательство отражено полностью в сумме кредитового оборота счетов 1 303 02 730–1 303 13 730. Оборот по дебету счета не предусмотрен (п. 141 Инструкции № 162н).

Выбор статьи КОСГУ для отражения расходов на оплату проезда работника к месту обучения и обратно зависит от того, самостоятельно учреждение приобретает билеты или компенсирует (возмещает) сотруднику транспортные расходы.

Если учреждение самостоятельно покупает проездные билеты сотрудникам, которые совмещают работу с учебой, то расходы отразите по подстатье 222 «Транспортные расходы» КОСГУ в увязке с кодом видом расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» (п. 10.2.2 Порядка N 209н, п. 51.2.4.4 Порядка N 132н).

Работника по приказу отправляли на повышение квалификации с оплатой проезда. По окончанию обучения работник предоставил маршрутный лист с талонами, подтверждающими оплату. По какому КОСГУ произвести оплату? Как отразить в учете?

• Рабочие счета, которые применяются при учете.
• Особенности документооборота (включая перечень первичных документов).
• Порядок осуществления инвентаризации.
• Особенности внутреннего контроля.
• Способы оценки имущества и имеющихся обязательств.

Учет операций с ОС и имуществом

Любая хозяйственная операция должна подтверждаться первичкой. На их основании создаются бухгалтерские проводки. Первичные документы нужно для установления обоснованности и разумности экономических действий. Казенные субъекты должны применять в своей деятельности документы, перечень которых утвержден Приказом №173. Дополнительный перечень бумаг может указываться в учетной политике. Рассмотрим правила формирования первичных документов:

Первичная документация

Она может меняться вследствие изменений, вносимых в законодательство или локальные нормативные акты. Документ создается на основании особенностей деятельности учреждения, его структуры. Учетная политика включает в себя эти пункты:

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», редакции 1 и редакции 2, начисление доходов будущих периодов в сумме субсидий, предоставляемых в соответствии с соглашениями, отражается документом Начисление доходов будущих периодов с видом операции Прочие доходы будущих периодов.

По каким подстатьям КОСГУ отражать расчеты со страховыми компаниями по ОМС

На ней выступала Светлана Викторовна Сивец, заместитель директора Департамента бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе. Часть выступления она посвятила применению детализированных кодов КОСГУ — подстатей статей 560, 660, 730, 830. В частности она сказала, что расчеты с индивидуальными предпринимателями следует отражать по подстатьям КОСГУ 566, 666, 736, 836.

Какие КОСГУ использовать при расчетах с нерезидентами

Казначейство зачисляет бюджетным и автономным учреждениям возвраты переплат от поставщиков за 2023 год на код аналит. группы вида источников — 510, ссылаясь на письмо Минфина № 07-04-05/02-14378 от 10.07.2023. Каким образом их потом тратить (возвращать эти деньги в доход бюджета не будут)?

Списание задолженности с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов о признании задолженности безнадежной к взысканию в случае наличия документов, подтверждающих прекращение обязательства смертью (ликвидацией) дебитора, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ, в том числе по завершении срока возможного возобновления процедуры взыскания задолженности согласно законодательству РФ. Иными словами, теперь факт признания дебиторской задолженности нереальной к взысканию служит основанием для списания такой задолженности с забалансового счета 04 (то есть окончательного выбытия задолженности).

• счет 1 208 22 000 используется для отражения начисления и погашения подотчетных сумм, выданных для оплаты транспортных услуг (код 222 «Транспортные услуги» КОСГУ);
• счет 1 208 34 000 – для оплаты приобретения материальных запасов (код 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ);
• счет 1 208 12 000 – для осуществления прочих выплат (код 212 «Прочие выплаты» КОСГУ).

Как видим, в зависимости от применяемого по соответствующей выплате кода КОСГУ формируется 22 – 23‑й разряды номера счета.

Если подотчетное лицо признано неплатежеспособным

В случае наличия у учреждения остатков по приведенным в таблице видам подотчетных сумм, сформированных на 01.01.2023 по старым аналитическим счетам, необходимо осуществить их перевод на новые аналитические счета. Такие указания приведены в Письме Минфина РФ от 14.03.2023 № 02‑07‑07/14989. Согласно им перевод остатков необходимо осуществить в межотчетный период на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833).

Если госорган (учреждение) ведет платную деятельность, он отслеживает поступления и начисляет доход самостоятельно. Поэтому зачисление денег на лицевой счет отражайте на счете 210.02 «Расчеты с финансовым органом по поступлениям в бюджет» (п. 89 Инструкции № 162н).

Бухгалтерские проводки в бюджетном учете должны отразить все экономические операции в учреждении. Не будем повторять основные принципы, которыми руководствуются работники финансовых отделов, но напомним один, характерный для бюджетников момент. В одной проводке не должны присутствовать счета с различными источниками финансирования или различными КБК одного типа. К примеру не может быть проводки, в дебите которой счет с одной классификацией расходов, а в кредите — с другой. Также нельзя смешивать бюджетный источник финансирования с приносящей доход деятельностью. В указанных случаях счета принадлежат к различным сметам, что неприемлемо в бюджетном учете. В дальнейших примерах проводок будем использовать счета без первых восемнадцати символов, только синтетический, аналитические счета и КОСГУ. Ниже приведем основные примеры проводок в бюджетном учете, которые дадут представления о нем.

Порядок учета субсидий бюджетными учреждениями с 2023 года

Для учета основных средств предусмотрен синтетический счет 010100000 «Основные средства». Номер счета бюджетного учета состоит из 26 цифр, и только 18–26 разряды используются в бухучете учреждения. В зависимости от группы и вида ОС, а также сути их движения в номере счета меняется код в 22–26 разряде.

Казначейство предоставляет сведения о лимитах главным распорядителям бюджетных средств, а они – получателям. После утверждения на уровне получателей лимиты учитываются специальным органом казначейства, которым контролируется их исполнение.

Если штрафные платежи начисляются компанией самостоятельно, то отразить их необходимо на дату расчета и уплаты в бюджет. При начислении по результатам проверки отразить их следует на дату вступления в силу решения по проверке. Учет расчетов с бюджетом по налогам организуется, в соответствии с планом счетов, на счете 68.

Счет 21006 расчеты с учредителем проводки в 2023 бюджет кбк

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» предусмотрены регистрация и учет полученных ЛБО, ассигнований, предельных объемов финансирования, формирование расходных расписаний для представления в орган Федерального казначейства, финансовый орган.

Суммы распределяемых доходов текущего отчетного периода, перечисленных органом казначейства в другие бюджеты, отражаются администратором доходов бюджета по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 401 10 в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов аналитического учета счета 210 02. Это установлено п. 91 инструкции, утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н (далее — Инструкция № 162н).

Доходы казенного учреждения проводки 2023

В графе 4 разд. «Доходы бюджета» отчета (ф. 0503127) отражаются годовые объемы плановых показателей по доходам, утвержденных законом (решением) о бюджете на текущий (отчетный) финансовый год (п. 55 Инструкции № 191н). В эту графу включаются прогнозные назначения по доходам бюджета субъекта РФ. Плановые показатели по доходам других бюджетов казенное учреждение субъекта РФ не формирует.

Как вести бухгалтерский учет в казенном учреждении в 2023 году

Уменьшение суммы денежных обязательств в связи с возвратом материалов поставщику невозможно, так как денежное обязательство отражено полностью в сумме кредитового оборота счета 0 302 00 000 (п. 141 Инструкции № 162н). Оборот по дебету счета не предусмотрен.