Образец приказ о формировании путевых листов один раз в месяц

Если руководство поставило перед вами задачу по составлению приказа об утверждении путевого листа, который вы раньше никогда не делали, внимательно прочтите приведенные здесь пояснения и ознакомьтесь с примером, на основе которого вы сможете легко сделать собственное распоряжение.

Сегодня представители организаций имеют возможность проявить фантазию при формировании приказа об утверждении путевого листа – унифицированной его формы не существует. Правда при разработке документа все же следует ориентироваться на структуру, состав и стиль, свойственные деловой документации.

Что грозит за отсутствие путевого листа

Эти документы имеют самое широкое распространение. Они применяются как автотранспортными компаниями, специализирующимися на транспортировке грузов и перевозке пассажиров, так и предприятиями, осуществляющими деятельность в самых разных направлениях предпринимательства и бизнеса.

Чтобы обеспечить возможность заполнить, подписать электронной подписью и сохранить электронный журнал регистрации путевых листов, в программу включен новый отчет Журнал регистрации путевых листов (ГСМ — Отчеты по учету ГСМ — Журнал регистрации путевых листов), рис. 3.

Как было отмечено выше, cведения о перевозке теперь включают информацию о видах сообщения и видах перевозок. По разъяснениям авторов Приказа № 368, при осуществлении перевозок для собственных нужд организации в путевом листе проставляется «для собственных нужд организации».

Порядок оформления путевых листов с 01.01.2023

При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе. В случае ведения журнала в электронной форме внесенные в него сведения должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.

Путевой лист — это первичный документ, который содержит информацию о работе водителя, технических характеристиках и пробеге транспортного средства, а также маршруте его следования. Помимо этого, путевой лист является основным документом для списания ГСМ и используется для обоснования признания расходов по ним в уменьшение налоговой базы организаций и ИП, работающих на ОСНО и УСН «доходы минус расходы».

Общие сведения о путевых листах

• наименование и номер;
• срок действия;
• информацию о собственнике транспортного средства, включая ОГРН (обязательный реквизит с 15.12.2023);
• данные о транспортном средстве, включая дату и время проведения предрейсового (или предсменного) техосмотра автомобиля;
• сведения о водителе;
• сведения о перевозке.

Содержание приказа об утверждении путевого листа

• Номер приказа, дата составления. В нашем примере приказ имеет № 38 и дату составления 28.01.20ХХ.
• Название: «Об утверждении формы путевого листа».
• Суть события (содержание). Здесь дается ссылка на документ, обосновывающий создание приказа: «В соответствии с пп. 2 и 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, а также приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152», а также излагается основная причина издания приказа: «Утвердить форму путевого листа, приведенную в приложении 1 к настоящему приказу, в качестве первичного документа, используемого для учета и списания ГСМ. Довести настоящий приказ до сведения всех лиц, работающих с этим документом».
• Дата ввода в действие. Для нашего примера это 01.02.20ХХ.
• Список ответственных лиц. В нашем примере ответственность за исполнение данного приказа возложена на главного бухгалтера ООО «ИКС» Иванову Л. П.
• Список ознакомленных с приказом лиц. В нашем случае это главный бухгалтер ООО «ИКС» Иванова Л. П. и водитель ООО «ИКС» Петров И. Н.
• Подписи руководителя и ознакомленных с приказом лиц.

В 2023 году года действуют важные правила составления путевых листов. Если до 2023 года этот документ можно было оформлять на несколько поездок в разные рабочие дни или смены, то с 2023 года это законодательно запрещено. Запрет действует с 1 марта 2023 года.

Составлением путевых листов решается ряд задач. Во-первых, представители Минтранса, ГИБДД, Росздравнадзора и Роструда могу проверить отметки о техническом состоянии автомобиля и медосмотре сотрудника, доказывающие, что машина исправна, а водитель прошел медосмотр и может ею управлять.

Правило для всех

1. Выписать новый путевой лист.
2. Проставить в ранее оформленном путевом листе обязательные реквизиты:

• показания одометра;
• даты и время очередных выезда и заезда транспортного средства;
• даты проведения контроля его технического состояния и медицинских осмотров.

Путевой лист — первичный учетный документ, который подтверждает факт хозяйственной деятельности. В него надо включить все обязательные поля, которые требуют ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 1 Приказа № 368. Начальник гаража, врач, водители, механики, диспетчеры — все, кто работает с транспортом компании, должны понимать порядок действий и ответственность за ошибки в документах.

• параметры авто: кроме модели нужно указать марку машины;
• технический контроль: ответственный ставит подпись в блоке «Выпуск на линию разрешен»;
• время возвращения и пробег (показания одометра) по окончании рейса.

Новые реквизиты и регламент заполнения путевых листов

Путевой лист надо оформлять на все машины организаций и ИП (п. 8 Приказа № 368). Ст. 6 Федерального закона № 259-ФЗ от 08.11.2007 запрещает перевозить без путевого листа только грузы и пассажиров. По логике, в остальных поездках на корпоративных авто, например руководителья или офисных сотрудников, можно обойтись без «путевки». По состоянию на январь 2023 года Минтранспорт не дал каких-либо разъяснений.