Содержание
- 1 Заполняем путевые листы в 2023 году: инструкция и образцы для бухгалтера
- 2 Порядок оформления путевых листов с 01.01.2023
- 3 Новый раздел — сведения о перевозке
- 4 Новые реквизиты и регламент заполнения путевых листов
- 5 Какие сведения о собственнике (владельце) транспортного средства отразить в путевом листе
- 6 Когда и на какой срок заполняется путевой лист
- 7 Пример Приложение к разрешению
- 8 Заполняем путевые листы в 2023 году: инструкция и образцы для бухгалтера
- 9 Какие реквизиты должны быть в путевом листе с 2023 года
Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.
Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.
Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов
Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.
В 1С:Бухгалтерии госучреждений 8 (ред. 2) журнал можно формировать на основании регламентированной формы 0345008, утвержденной Постановлением Госкомстата № 78. Нужно отметить, что эта форма ориентирована на бумажный вариант журнала, и по каждой строке сотрудники проставляют свои подписи (водители, диспетчеры, бухгалтер).
Заполняем путевые листы в 2023 году: инструкция и образцы для бухгалтера
При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.
Как заполнять путевые листы в 2023 году?
Документ заверяется подписью диспетчера, который его оформил, и руководителем организации. Печать ставят только те организации, которые ее используют по уставу. Форма готовится в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого документ возвращается уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего нужны путевые листы.
В соответствии с пунктами 17, 18 Приложения к Приказу № 368 с 01.01.2023 журнал регистрации путевых листов можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. При ведении журнала на бумажном носителе его страницы должны быть прошнурованы, пронумерованы.
Порядок оформления путевых листов с 01.01.2023
Рекомендуем своевременно ознакомиться с полным текстом Приказа № 368 для внесения изменений в Учетную политику учреждения и доведения информации об изменениях до ответственных должностных лиц учреждения.
Изменения «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» (ред. 2)
Для того чтобы в печатной форме путевого листа была отражена модель транспортного средства или прицепа, ее следует указать в соответствующем элементе справочника Основные средства, НМА, НПА (ОС, НМА, НПА — Основные средства, НМА, НПА). Для этого в форме элемента справочника на закладке Инвентарный объект необходимо перейти по ссылке в поле Паспорт транспортного средства и в реквизите Модель формы Паспорт транспортного средства указать модель автомобиля.
Данный пункт говорит о том, что с 1 января 2023 года в каждом путевом листе будет присутствовать новый раздел «сведения о перевозке». Более подробная информация по содержанию данного раздела приведена в пункте 6:
Новый раздел — сведения о перевозке
15. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
Отметка о прохождении технического контроля
- пункты поменялись местами, то есть имеет смысл изменить их порядок и в путевом листе;
- вместо выезда и возврата на парковку, теперь используются термины выпуск на линию и возвращение с линии.
В соответствии с требованиями Приказа Министерства транспорта РФ от 11 сентября 2023 г. № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»:
…
10. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.
Согласно пункту 1 статьи 23 Федерального закона «О безопасности дорожного движения», медицинское обеспечение безопасности дорожного движения включает в себя:
— обязательные предварительные, периодические (не реже одного раза в два года), предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры.
КоАП РФ Статья 12.31.1.
2. Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств —
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере трех тысяч рублей; на должностных лиц — пяти тысяч рублей; на юридических лиц — тридцати тысяч рублей.
Министерство транспорта изменило форму путевого листа. Новые требования вступают в силу с начала 2023 года. Старые бланки не примут ни налоговики, ни ГИБДД. Какие поправки внести в распорядительные документы компании, читайте в нашей статье.
Новые реквизиты и регламент заполнения путевых листов
Путевой лист надо оформлять на все машины организаций и ИП (п. 8 Приказа № 368). Ст. 6 Федерального закона № 259-ФЗ от 08.11.2007 запрещает перевозить без путевого листа только грузы и пассажиров. По логике, в остальных поездках на корпоративных авто, например руководителья или офисных сотрудников, можно обойтись без «путевки». По состоянию на январь 2023 года Минтранспорт не дал каких-либо разъяснений.
Приказ на путевой лист в 2023 году
- параметры авто: кроме модели нужно указать марку машины;
- технический контроль: ответственный ставит подпись в блоке «Выпуск на линию разрешен»;
- время возвращения и пробег (показания одометра) по окончании рейса.
Для обоснования предприятием затрат, связанных с передвижением автотранспорта, путевки должны быть составлены согласно требованиям Приказа Минтранса РФ № 368 от 11.09.2023. Бланки, заводящиеся для автомобильных рейсов, должны заполняться с учетом:
К числу нововведений относится разрешение вести журнал учета путевок в компьютерной программе, предусматривая возможность его распечатки в бумажном виде. Подлинность документов, оформляющихся в электронном формате, должна быть подтверждена УКЭП.
Отметки о техническом контроле и медосмотре
- Добавлять в документ поле «Сведения перевозки», в котором указываются тип поездки, вид перемещения.
- Предоставлять сведения о модели автотранспорта, прицепа (при использовании) и его марке.
- Учитывать показания счетчика в момент отправления и прибытия на место стоянки.
- Проставлять уточненную информацию об исправности ТС и здоровье шофера.
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе;
- сведения о перевозке.
- требование оформлять путевой лист при любом использовании ТС вне зависимости от вида и особенностей перевозки;
- новый реквизит — сведения о перевозке, включающие вид сообщения и вид перевозки;
- указание в составе сведений о ТС не только модели, но и марки транспортного средства (прицепа, полуприцепа);
- указание в путевом листе даты и времени выпуска ТС на линию и его возвращения (отметка «выпуск на линию разрешен» проставляется должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств);
- возможность ведения журнала учета путевых листов как в бумажном, так и в электронном виде — при условии использования усиленной квалифицированной электронной подписи и возможности распечатать журнал.
Составить путевой лист вам поможет образец с комментариями от экспертов «КонсультантПлюс». Ниже вы можете увидеть его фрагмент. Также советуем посмотреть готовое решение, в котором детально разъясняется, как заполнить путевой лист с 1 января 2023 года. Пробный доступ к К+ можно получить бесплатно.
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ);
Какие сведения о собственнике (владельце) транспортного средства отразить в путевом листе
Формы путевых листов, обязательной к применению, нет. Вы можете разработать бланки самостоятельно или взять за основу унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Формы путевых листов, которые вы используете, закрепите в учетной политике.
Какие реквизиты путевых листов обязательны
Медицинский работник делает в путевом листе отметки об осмотре водителей по результатам предрейсового и послерейсового осмотров. По результатам предрейсового медосмотра он ставит штамп «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», послерейсового — «прошел послерейсовый медицинский осмотр» (п. 15 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, п.п. 16, 17 Порядка проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров).
Это необязательный реквизит, но во многих случаях может пригодиться. Ведь автомобиль может в течение дня использоваться несколькими водителями: при возвращении одного водителя из рейса или по окончании именно его смены автомобиль может «поехать» дальше с другим водителем (а не возвратиться на парковку).
Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (УАТ) указывает, что перевозки пассажиров и багажа, грузов осуществляются в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении (п. 1 ст. 4 Устава). То есть, два основных вида перевозки, предусмотренных УАТ, это:
1. Сведения о перевозке
- коммерческие перевозки — перевозки пассажиров на основании договора перевозки или договора фрахтования и (или) грузов на основании договора перевозки
- перевозки для собственных нужд — перевозки пассажиров и грузов автобусами и грузовыми автомобилями без заключения указанных договоров.
- Номер путевого листа. Он указывается в заголовочной части в хронологическом порядке. В наименовании путевого листа также указывается тип транспортного средства.
- Срок действия. Если лист выдается на один день, ставится только дата выдачи — число, месяц, год. Если рейс займет несколько дней или недель, то вписываются две даты — начала и окончания срока, в течение которого документ действителен.
- Сведения о владельце автомобиля.
Когда и на какой срок заполняется путевой лист
- по результатам предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
- по результатам послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
Кто контролирует наличие путевого листа
- Вид сообщения — городской, пригородный, междугородный, международный. Поле заполняется при перевозке грузов и пассажиров и багажа.
- Вид перевозки — регулярная, по заказу, перевозка легковым такси. Заполняется только в случае перевозки пассажиров и багажа.
Обратите внимание: Существует судебное решение, поддерживающее налоговиков. Имея недостаток реквизитов в путевом листе, они отказывают организации в списании расходов. Основание – несоответствие приказу Минтранса №152.
Пример Приложение к разрешению
1. Номер путевки и период действия (с какого по какое число, но не более месяца).
2. Данные о владельце автотранспорта, где юрлица прописывают: наименование организации (ООО, либо публичное/не публичное АО); юрадрес и телефон.
3. Сведения об автомобиле: модель; марка; государственный номерной знак; тип транспорта (легковой, грузовой, автокран, автобус и т. д.). Раньше на каждый вид транспорта полагалась отдельная форма листа. 5. Нормативы и расход ГСМ на 1 км пробега.
На какой срок выдавать путевой лист?
Путевой лист (далее п/л), в первую очередь, – первичный отчетный документ. Его наличие обязательно для ведения бухучета. Налоговая инспекция требует его, как доказательство ведения контроля и списания ГСМ на предприятии. Поэтому все транспортные организации и ИП обязаны иметь правильно заполненный п/л. Контролирующие органы всегда обращают внимание на ошибки в оформлении. Найдут – откажут в списании средств. Например, на предприятии израсходовано несколько тонн горючего. Будьте добры, подтвердите это документами: чеками либо п/л.
Кроме этого, с 1 января журнал регистрации путевых листов можно вести не только на бумажном носителе, но и в электронной форме. В последнем случае внесенные в журнал сведения нужно заверить усиленной квалифицированной электронной подписью.
Также в правилах прописано, какую именно отметку надо сделать в путевом листе по результатам предрейсового и послерейсового медосмотров водителей. В первом случае указывается «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», а во втором — «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
Виды перевозок
Специалист, ответственный за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств, должен проставить в путевом листе следующую отметку: «Выпуск на линию разрешен» (после проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС).
Дополнительно с 2023 г. в путевках проставляются показания одометра при выезде автомобиля со стоянки и при заезде на стоянку в конце смены или дня. Об этом указано в пп. 3 п. 4 Приложения к приказу № 368. Кроме того, в новом приказе есть уточнения по поводу отметок о техосмотре автомобиля и медосмотре водителей до рейса и при возвращении.
Заполняем путевые листы в 2023 году: инструкция и образцы для бухгалтера
Необходимые предпринимателям формы утверждены более двадцати лет назад постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997. Они актуальны до сих пор, хотя за эти годы в бланки много раз вносились изменения различного характера. В соответствии с приказом Минтранса №476 от 07.11.2023 в путевке указывают дополнительные сведения о собственнике транспортного средства: индивидуальные предприниматели — ОГРИП, а организации — ОГРН.
Как заполнять путевые листы в 2023 году?
В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».
В соответствии с поручениями Президента РФ федеральные органы исполнительной власти должны при участии ведущих деловых объединений предпринимателей обеспечить внесение в законодательство изменений, предусматривающих:
- отмену с 01.01.2023 всех нормативных правовых актов, устанавливающих требования, соблюдение которых подлежит проверке при государственном контроле (надзоре);
- введение в действие новых актуальных норм с учетом риск-ориентированного подхода и современного уровня технологического развития в соответствующих сферах.
Какие реквизиты должны быть в путевом листе с 2023 года
- наименование и номер;
- сведения о сроке действия;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе;
- сведения о перевозке.
Что учесть при заполнении путевых листов с 2023 года
- введён новый реквизит – «Сведения о перевозке» (здесь указывают сведения о виде сообщения и виде перевозки);
- нужно указывать не только модель, но и марку транспортного средства и автомобильного прицепа (полуприцепа);
- ответственное должностное лицо обязано указывать дату и время выпуска т/с на линию и его возвращения.